Как правильно делегировать задачи в бизнесе?

Как правильно делегировать задачи в бизнесе?

Разбор конкретных примеров

Первый базовый принцип в системном менеджменте и делегировании – это уровни делегирования. Когда вы начинаете нанимать сотрудников, если вы не являетесь профессиональным управленцем, вы, скорее всего, допустите базовую ошибку управления.

Есть несколько уровней. Их пять:

1. Делегирование задач.

Самый простой уровень. Это когда вы говорите человеку: «Иди и сделай то-то вот так-то». Конкретная разовая задача.

2. Делегирование процессов.

Вы говорите: «А теперь эту задачу выполняй каждый день в 10.00 утра». Постоянный, регулярный процесс.

3.Делегирование проектов.

«А теперь нам нужно сделать такой-то большой проект, вот тебе ресурсы, цели, сроки – иди и делай».

4. Делегирование на уровне отдела.

«Вот тебе отдел, такие-то в целом у нас системы, вот сотрудники. Нужно то-то. Отдел должен работать так-то и выполнять такие-то задачи. Иди работай».

5. Делегирование на уровне идеи.

Вы говорите: «Слушай, нам надо замутить такой-то отдел, чтобы работал примерно так». Он отвечает: «Понял, пошел делать».

 

Для чего нужны эти уровни?

Когда вы делегируете, вы должны очень четко понимать, на каком уровне делегирования находится этот сотрудник.

Традиционная ошибка, традиционные грабли, на которые наступают практически все когда-либо – это давать сотруднику задачи и ответственность не на том уровне делегирования, на котором он находится.

Пример: вы наняли саппорта, который отвечает на билеты в тикет-системе. И говорите: «Смотри, в эти дни могут приходить вопросы насчет нашего нового тренинга, лонча. Ты их все обрабатывай, качественно отвечай, всех заинтересовывай и объясняй».


Какова ошибка?

Выдали задачу на уровне идеи, очень абстрактно. Ваш саппорт может это понять как угодно.

На уровне идеи, скорее всего, вы вообще не сможете нанять человека. Его можно вырастить с предыдущего уровня. Тогда сотрудники с нижнего уровня, задачи процессов работают по четким инструкциям.

Как правило, в инфобизнесе на этом уровне работают техническая служба и клиентский саппорт. Там могут работать продвинутые товарищи, которых вы можете поднимать выше, если им интересно и они хотят развиваться. Но базово они работают на уровне задачи процессов.

Пример: «Вот тебе исходник видео, иди по инструкции обрежь начало и конец, где мы включаем и выключаем камеру. В процессе самого видео переконвертируй его в разрешение 640 на 480 кодеком MPEG4H264 и залей его наYouTube».

 

Пример процесса:

«С сегодняшнего дня вы каждый день заходите на сайт в админку, открываете раздел комментариев и модерируете, одобряете адекватные комментарии. Неадекватные удаляете. К последним относятся – необоснованные оскорбления, мат и прочая беспредельщина».

Задача может быть типовая, но разовая. У нее есть начало и конец. Процесс – это повторяющаяся типовая задача, которую вам не нужно каждый раз ставить.

Грабли новичка – это когда вы процесс контролируете, как задачу. Каждый день даете одну и ту же задачу, хотя надо всего лишь описать один раз процесс.

В отделе тоже есть определенные типовые задачи и процессы. И есть инструкции, как он должен работать. Менеджер создает проекты, управляет процессами, ставит и контролирует задачи.

 

Идеи – это когда у вас совсем отличный менеджер, который вас понимает. У него уже есть опыт работы с вами. Он приходит к вам только за уточнениями.

В идеале вы создаете типовой проект, а к нему – чек-лист, что нужно согласовать: что продаем, какие даты, цены, какие варианты комплектов, бонусы, календарь и так далее. И каждый пункт детально описан.

Эти уровни делегирования вам надо очень хорошо понимать. Распечатайте их список и повесьте перед глазами. И когда начинаете что-то кому-то делегировать, каждый раз вспоминайте, на правильном уровне это делаете или нет.

Задание на внедрение

  • Определите, на каком уровне делегирования по факту находится каждый из ваших сотрудников. Не на каком бы вы хотели, а на каком на самом деле они готовы работать.
  • Выявите ваши ошибки в делегировании — где вы работаете с сотрудником не на том уровне, на котором он готов/может/хочет. Перестройте работу с этим сотрудником на его уровень делегирования (или замените сотрудника).

Источник: статья с Инфобизнес2.ру