Для тех, кто хочет управлять насыщенной событиями жизнью
Возможно, вас это шокирует!
Чем более продуктивными вы становитесь, тем большей продуктивности от вас требуется.
Как не прогореть в такой ситуации?
Читайте советы, без которых последние 35 лет самые занятые и успешные люди чувствуют себя как рыба без воды.
Внедряйте очередность действий и «правило двух минут»
По каждому вопросу определите очередность конкретных действий,
которые вам предстоит предпринять. К вам придет понимание, что оперативные решения, которых вы избегали, тоже необходимы. Отвлекитесь от главных проектов и займитесь важными задачами, которые сейчас в подвешенном состоянии.
Катализатором своевременного финала проектов для вас станет «правило двух минут». Звучит оно так: как только определились с предстоящим действием, выполняйте его сразу, если это не займет более двух минут.
Это правило хорошо работает при обработке записей после совещаний, телефонных звонков, видеоконференций и тому подобного. А также при разгребании вороха необработанных документов в вашем портфеле или лотке на столе.
Возьмите этот ворох и начните обрабатывать его по одной бумажке согласно правилу двух минут. Возможные результаты:
- примите решение,
- дайте поручение,
- сохраните для справки
- или выбросьте
В итоге у вас чистый блокнот, пустой портфель, ясное сознание – вы готовы вдохнуть свежую порцию информации. И вам не приходится заниматься делами дома, в выходные и постоянно ощущать отставание.
Вроде как очевидная практика, но вы бы знали, как мало людей ее выполняет – даже среди успешных профессионалов высокого уровня.
Запланируйте очистку корзины с входящими файлами
Кто из вас хочет слабо реагировать на неожиданные изменения и новую поступающую информацию, а еще сузить пространство для творческого или стратегического мышления?
Это примерно как готовить ужин на кухне, на которой до потолка возвышается грязная посуда.
Желающих скорее всего не найдется. А ведь именно это происходит с вами, если вы не очищаете пространство после рабочего дня (можно это делать и утром перед началом рабочего дня, только это менее эффективно).
Речь идет обо всех накопленных документах – как физических, так и писем в электронной почте.
Когда вся информация по важным вопросам собрана, обработана и организована, то на эти вопросы можно быстро переключить внимание и ресурсы. Ваше мышление автоматически становится более уверенным и ясным и способно легко переключиться на задачи более высокого уровня.
На эту процедуру достаточно выделять один час по окончании рабочего дня или в начале следующего. Или использовать перерывы между встречами и блоками рабочего времени, не оставляя все на конец недели или месяца.
Выделяйте время на обзор результатов
Это может быть оценка итогов встреч, запланированных на день или выездное совещание по разработке целей и видения. Накопленные кейсы показывают, что лучше всего работает еженедельный обзор. Выделяйте на него два часа в конце рабочей недели, чтобы оценить ситуацию в личной и профессиональной жизни, уточнить нюансы в системе постановки задач и запланировать что-то новое.
Занимайтесь не только зачисткой хвостов, пересматривайте самые важные задачи, ожидаемые результаты и приоритеты. Вы будете более продуктивны, если станете делать это с личным помощником.
Хотите управлять своей насыщенной событиями жизнью?
Тогда, во-первых, используйте эти правила. Особенно если вы – руководитель компании, отдела или своего бизнес-проекта.
Автор текста: Андрей Парабеллум, сайт Инфобизнесс.ру
